Организация кадрового учета на предприятии

Организация кадрового учета состоит из нескольких шагов:

• Организация кадрового делопроизводства. На настоящий момент нет утвержденной инструкции по кадровому делопроизводству: каждая организация действует по-своему. Как правило, начинать нужно с изучения нормативно-правовой базы и подготовки специалиста, который разбирается в законах и инструкциях.
• Создание базы локальных нормативных актов. В рамках уставной документации необходимо оформить трудовые договора с директором, а также издать указ о приеме его на работу на основании утвержденного собственниками организации протокола. Последующие шаги – это составление перечня кадровых документов, участвующих в делопроизводстве, и утверждение их форм у директора.
• Разработка документов для принятия сотрудников на работу. Подготовка формы трудового договора — ответственная задача, поскольку он регулирует трудовые отношения с работниками и при спорных ситуациях участвует в судебных разборках. Поэтому рекомендуется тщательно изучить обязательные условия трудового договора. Также необходимо разработать проекты документов для учета отпусков, проект штатного расписания, должностные инструкции и пр.
• Назначение ответственных по кадрам лиц. В рамках этого шага нужно назначить специалиста, ведущего учет и хранение трудовых книжек сотрудников, ответственного специалиста организации, отвечающего за организацию обработки персональных данных, специалиста по воинскому учету и ответственного за решение задач гражданской обороны. Также назначается ответственный за охрану труда, подачу сведений в службу занятости, сдачу отчетности по сотрудникам, ведение табеля учета рабочего времени. Это может быть как один специалист, так и группа.
• Принятие сотрудников на работу. На каждого специалиста создается пакет документов при поступлении. Как правило, это приказ о приеме на работу, трудовой договор, должностная инструкция, трудовая книжка (оформляется новая или ведется старая), персональная карточка, согласие на обработку персональных данных и пр.

Ошибки кадрового учета приводят, порой, к печальным последствиям. Неправильное принятие сотрудника на работу и ошибки в трудовом договоре будут обходиться работодателю в немалую сумму штрафа: от 10 тыс. рублей для должностного лица, и от 50 тыс. рублей штрафа для организации. Также наказываются ошибки при оформлении приказов о приеме на работу, при заполнении трудовой книжки, при составлении штатного расписания, отсутствие графиков отпусков и пр.

Некоторые документы из кадрового учета относятся также и к первичным учетным документам бухгалтерии. Поэтому нарушения в ведении этих документов будет уже в компетенции налоговых органов.

Обратившись для постановки кадрового учета в ООО «АНАЛИТИКА» Вы можете быть уверены в том, что мы:

• Знаем обо всех изменениях законодательства
• В курсе последних изменений в области заработной платы: налоговых выплат, отчислений в Пенсионный фонд и иных обязательных отчислений
• У нас работают квалифицированные специалисты с индивидуальным подходом к клиенту
• Учитываем все изменения внутри компании клиента
• Разрабатываем и согласовываем порядок взаимодействия для каждой компании. Мы можем начать работу на следующий день – отталкиваемся от пожеланий клиента

С нами сотрудничают на постоянной основе. И мы оперативно реагируем на любые изменения в компаниях клиентов – анализируем и, при необходимости, вносим корректировки в свою работу. Это не требует дополнительных расходов со стороны клиента – опция входит в стандартный пакет услуг.